Tämä tietosuojaseloste kuvaa, kuinka asiakkaan henkilötietoja käsitellään Dokportin verkkosivulla, potilastietojärjestelmässä ja digitaalisessa lääkäripalvelussa. Tietosuoja on meille tärkeää ja sitoudumme suojaamaan asiakkaidemme ja käyttäjiemme yksityisyyttä noudattaen soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).
Tiivistelmä
Dokport käsittelee henkilötietojasi, jotta voimme tarjota sinulle etälääkäripalveluita turvallisesti ja hoitaa palveluun liittyvän tunnistamisen, viestinnän, maksamisen ja lakisääteiset velvoitteet.
Käsittelemme esimerkiksi nimeäsi, henkilötunnustasi, yhteystietojasi, palvelun käyttö- ja maksutietoja sekä terveyttäsi ja hoitoasi koskevia potilastietoja. Potilastietoihin voivat kuulua esimerkiksi oireet, diagnoosit, lääkitykset, tutkimustiedot sekä viestit terveydenhuollon ammattilaisen kanssa.
Tietoja käytetään ensisijaisesti terveyspalvelun tuottamiseen ja potilasturvallisuuden varmistamiseen. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä laskutuksessa, lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä sekä palvelun kehittämisessä.
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus tai laki edellyttää.
1. Rekisterinpitäjät
Dokport Suomi Oy (”Dokport”) tarjoaa Dokport-verkkopalvelun (”Alusta”), jonka kautta voi tilata etäyhteyksin suoritettavia terveydenhuollon palveluita (”Palvelu”), joita lääkärit tai muut terveydenhuollon ammattihenkilöt (”Palveluntuottaja”) tarjoavat yksityishenkilöille (”Asiakas”).
Alustalla käsiteltävien henkilötietojen ja omien potilastietojensa osalta Dokport on rekisterinpitäjä. Palveluntuottaja, johon Asiakkaalla on hoitosuhde, on rekisterinpitäjä omien potilastietojensa osalta. Dokport voi tapauskohtaisesti toimia myös Palveluntuottajana.
2. Yhteystiedot
Jos Asiakkaalla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai Asiakas haluaa käyttää tietosuojaoikeuksiaan, Asiakas voi ottaa yhteyttä Dokportin asiakaspalveluun:
Dokport Suomi Oy / tietosuoja-asiat
Postiosoite: Maria Jotunin tie 11 LT, 00400 Helsinki
Sähköpostiosoite: [email protected]
3. Tietojen käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
Alustan käyttöön sekä Dokportin ja Asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen liittyvä käsittely:
- Dokport käsittelee Asiakkaan henkilötietoja Asiakkaan ja Dokportin välisen sopimuksen perusteella tarjotakseen Asiakkaan pyytämän Palvelun, lähettääkseen Palveluun liittyvää viestintää sekä laskuttaakseen Asiakasta.
- Sopimussuhteen päätyttyä Dokport säilyttää lokitiedot ja laskutustiedot lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Dokport ja sen kumppanit käyttävät Alustan käyttötietoja sekä anonymisoituja potilastietoja Alustan kehittämiseen, tilastointiin sekä tutkimustarkoituksiin Dokportin oikeutetun edun perusteella.
- Dokport mittaa suostumuksellasi, miten sivustoa ja Alustaa käytetään (analytiikka), ja mikä kampanja toi Asiakkaan palveluun. Analytiikkatiedot eivät sisällä terveystietoja.
- Jos Asiakas on hyväksynyt markkinointievästeet ja tullut palveluun mainoksen kautta, Dokport ilmoittaa Google Adsille ostetusta vastaanotosta mainonnan tehokkuuden mittaamiseksi (suostumus). Tietoja Asiakkaan terveydestä tai ostetusta palvelusta ei luovuteta.
- Dokport käsittelee kumppanin suosittelukoodia kumppanipalkkioiden maksamiseksi oikeutetun edun perusteella.
- Dokportin Asiakkaalle lähettämä sähköinen suoramarkkinointi perustuu asiakassuhteeseen liittyvään oikeutettuun etuun tai Asiakkaan nimenomaisesti antamaan suostumukseen.
- Dokport käsittelee Asiakkaan henkilötietoja palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn lainsäädäntöön tai oikeutettuun etuun perustuen.
Hoitosuhteeseen sekä Asiakkaan ja Palveluntuottajan väliseen sopimussuhteeseen liittyvä käsittely:
- Palveluntuottaja käsittelee Asiakkaan henkilötietoja Asiakkaan terveydentilan, sairauksien ja vammojen tutkimiseen ja hoitoon. Käsittely perustuu Asiakkaan ja Palveluntuottajan väliseen sopimukseen ja hoitosuhteeseen sekä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseen.
- Palveluntuottaja käsittelee Asiakkaan henkilötietoja palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn lainsäädäntöön tai oikeutettuun etuun perustuen.
Siltä osin kuin käsittely perustuu oikeutettuun etuun, rekisterinpitäjät ovat arvioineet, että käsittely ei ole ristiriidassa Asiakkaan perusoikeuksien tai -vapauksien kanssa.
Emme tee profilointia tai automatisoituja päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia Asiakkaalle.
4. Käsiteltävät tiedot
Alustan käyttöön sekä Dokportin ja Asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen liittyvät tiedot:
- Asiakkaan tunniste- ja yksilöintitiedot
- Asiakkaan yhteystiedot
- Asiakkaan sopimustiedot ja suostumukset
- Käyttäjän ja Dokportin välisestä yhteydenpidosta muodostuvat tiedot
- Alustan käytöstä muodostuvat lokitiedot
- Asiakkaalle toimitetut kuitit, laskut ja muut maksutiedot
- Suostumuksella kerätyt analytiikkatiedot (satunnainen tunniste, katsotut sivut, laite- ja selaintyyppi)
- Kampanja- ja suosittelutiedot (esimerkiksi kampanjatunnisteet, mainoksen klikkaustunniste, kumppanin koodi)
Asiakkaan ja Palveluntuottajan tai Dokportin väliseen hoitosuhteeseen liittyvät tiedot:
- Asiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (mm. osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Alaikäisen Asiakkaan huoltaja tai muu Asiakkaan nimeämä lähiomainen ja tämän henkilön yhteystiedot ja tarvittaessa henkilötunnus
- Suostumukset tietojen käsittelyyn ja luovuttamiseen
- Lainsäädännön mukaiset potilasasiakirjat hoito- ja tutkimustietoineen sekä tieto merkinnän tekijästä ja asemasta sekä merkinnän teon ajankohta
- Asiakkaan ja Palveluntuottajan viestinvaihto ja kommunikaatio sisältäen kaikki mahdolliset liitetiedostot
- Kelan suorakorvausmenettelyyn liittyvät tiedot.
5. Tietolähteet
Asiakasta koskevia henkilötietoja kerätään pääasiassa Asiakkaalta itseltään yhteydenottojen tai palveluiden käytön yhteydessä. Alaikäisen ollessa kyseessä tietoja voidaan saada myös alaikäisen huoltajalta. Potilasrekisterin tiedot muodostuvat hoidon ja tutkimusten yhteydessä. Vahvaan sähköiseen tunnistamiseen perustuvassa kirjautumisessa tunnistetiedot tulevat Telia Finland Oyj:ltä. Kun Asiakas asioi toisen puolesta, tieto asiointivaltuudesta tarkistetaan Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-valtuuksista. Aiempia potilastietoja voidaan hoidon kannalta tarpeellisessa laajuudessa katsoa Kanta-palveluista.
Dokport.com-sivustolla ja Alustassa käytetään evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Valinnaiset evästeet asetetaan vain suostumuksella, eikä selaimeen ladata Googlen, Metan tai muiden mainosalustojen seurantakoodeja. Lisätietoja löydät evästepolitiikastamme. Evästeillä kerätyt tiedot eivät sisällä terveystietoja, eikä niitä käytetä hoitoon.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Sopimuksen täyttämiseksi kerätään henkilötietoja siitä alkaen, kun Asiakas tunnistautuu vahvasti Alustalle, ja niitä käsitellään niin pitkään, kun terveyspalvelua tuotetaan. Dokport voi säilyttää Alustan käyttöön liittyviä tietoja kohtuullisen ajan sopimussuhteen päätyttyä viestiäkseen Palvelusta tai kehittääkseen Palvelua.
Dokport ja Palveluntuottajat noudattavat lainsäädännön vaatimuksia henkilötietojen säilyttämisessä. Esimerkiksi potilasasiakirjoille on sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) säädetty pitkät säilytysajat. Niitä säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tositteiden syntymistä koskevan tilikauden päättymisestä.
Tietoja voidaan säilyttää näiden aikarajojen yli poikkeustilanteissa, kuten lain- tai viranomaisen vaatimuksesta tai oikeusvaateen vuoksi.
Evästeillä kerättyjä tietoja säilytetään evästesuostumusmekanismissa ja evästepolitiikassa kuvatun ajan.
7. Tietojen luovuttaminen
Asiakkaan henkilötietoja luovutetaan seuraavissa tapauksissa:
- Kanta: potilasasiakirjamerkinnät tehdään kansalliseen terveystietojen arkistoon (Kanta) siten, että tiedot ovat Asiakkaan luettavissa OmaKanta-palvelun kautta. Lisätietoja www.kanta.fi.
- Suostumus: henkilötietoja luovutetaan Asiakkaan kirjallisen tai potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti, Asiakkaan suullisella suostumuksella tai asianyhteydestä ilmenevän suostumuksen perusteella toiselle terveydenhuollon toimijalle Asiakkaan hoidon mahdollistamiseksi. Anonymisoitua ja/tai tilastollista tietoa voidaan käsitellä ja luovuttaa tutkimus- ja tilastointitarkoituksiin ilman suostumusta.
- Viranomaiset: tuomioistuimille, muille viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.
- Yritysjärjestelyt: mikäli myymme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
- Perintä ja oikeusvaateet: Asiakkaan tietoja voidaan luovuttaa valikoiduille kumppaneillemme saataviemme perimiseksi sekä oikeusvaateiden esittämiseksi ja puolustamiseksi.
- Kela: Kela-korvattavista vastaanotoista Kelalle toimitetaan suorakorvausmenettelyn edellyttämät tiedot.
- Google Ads: vain markkinointievästeiden suostumuksella mainoksen klikkaustunniste, ostoksen summa, tilaustunniste ja sähköpostiosoite tiivistettynä (SHA-256), kuten kohdassa 3 kuvataan.
Lisäksi käytämme seuraavia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka käsittelevät tietoja vain lukuumme:
- Google Cloud (palvelimet ja tietokannat Suomessa) ja Google Firebase (ilmoitukset)
- Stripe (korttimaksut; korttitiedot syötetään suoraan Stripelle)
- Telia Finland Oyj (vahva sähköinen tunnistus)
- PostHog (analytiikka, tiedot EU:ssa)
- CookieYes (evästesuostumusten hallinta)
- Resend (sähköpostit) ja GatewayAPI (tekstiviestit)
8. Kansainväliset henkilötietojen siirrot
Potilastiedot ja muut palvelun tiedot säilytetään EU:ssa (Google Cloud, Suomi). Osa käsittelijöistä, kuten Google, Stripe ja Resend, on yhdysvaltalaisia yrityksiä, joten tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tällöin siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework) tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.
9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Rekisteri on suojattu teknisesti ja organisatorisesti. Käytämme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaisia toimenpiteitä, kuten pseudonymisointia ja salausta, jotta henkilötietojen käsittely on turvallista. Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Noudatamme alan parhaita käytänteitä ja standardeja tietoturvan varmistamiseksi.
10. Oikeudet
Asiakkaalla on oikeus:
- Saada informaatiota tietojen käsittelystä
- Päästä tietoihin
- Pyytää tietojen oikaisua
- Pyytää tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”)
- Rajoittaa tietojen käsittelyä
- Vastustaa tietojen käsittelyä
- Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Peruuttaa suostumuksen
- Ilmoittaa epäkohdista tietosuojaviranomaiselle, www.tietosuoja.fi
Edellä mainitut oikeudet toteutetaan tietosuoja- ja muun sääntelyn sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Oikeuksien toteuttamiseksi pyydämme Asiakasta olemaan yhteydessä kohdassa 2 esitettyyn osoitteeseen. Pyydämme Asiakasta todentamaan henkilöllisyytensä, jotta voimme varmistua siitä, ettei tietoja anneta muulle henkilölle kuin rekisteröidylle itselleen.
11. Muutokset
Kehitämme Palvelua ja käytäntöjämme jatkuvasti ja voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön tai viranomaisohjeistuksen muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.